అడ్మిన్లో మునిగిపోతున్నారా? మీ డైరీ, ఇన్బాక్స్ – మరియు జీవితం | సమయ నిర్వహణ

Sమనలో ఓమ్ అడ్మిన్ తో పూర్తిగా నిస్సహాయంగా ఉన్నారు, ఇతరులు చాలా మంచివారు వారు జీవించడానికి చేస్తారు. మీ పని జీవితాన్ని అదుపులో ఉంచడానికి ఉత్తమ మార్గాలు ఏమిటి? నిర్వాహకులు వారి ఉత్పాదకత చిట్కాలు మరియు సామర్థ్య హక్స్ పంచుకుంటారు.
మీ రోజును ప్లాన్ చేయండి…
“ఉదయాన్నే మొదటి విషయం, నేను అరగంట ఇమెయిళ్ళ ద్వారా వెళుతున్నాను మరియు రోజుకు ఒక ప్రణాళికను రూపొందించాను” అని మిల్టన్ కీన్స్ లోని వోక్స్వ్యాగన్ గ్రూప్ UK లో ఉత్పత్తి ప్రణాళిక మరియు నెట్వర్క్ అమ్మకాల అధిపతుల నిర్వాహకుడు క్లాడిన్ హాప్గుడ్ చెప్పారు. “మీరు మీ రోజులో 100% షెడ్యూల్ చేయలేరు; నేను 80% షెడ్యూల్ చేస్తాను, మరియు మిగతా 20% fore హించని అంతరాయాలను అనుమతించడం.”
… మరియు మీ వారం
“మీ వారం గురించి మంచి అవలోకనం కలిగి ఉండండి” అని ప్రధాన వర్చువల్ అసిస్టెంట్ సుజాన్ ఎక్పెన్యాంగ్ చెప్పారు వాస్ యొక్క ఏజెన్సీ ఆమె తూర్పు లండన్లోని వుడ్ఫోర్డ్ నుండి నడుస్తుంది. “మీ లభ్యతను తనిఖీ చేయండి మరియు ఇది మీ కోసం పనిచేస్తుందో లేదో తనిఖీ చేయండి. మీకు తగినంత డెస్క్ సమయం ఉందా? మీరు చాలా ఎక్కువ ప్రయాణిస్తున్నారా? ఇది మీ వ్యక్తిగత జీవితంలో పనిచేస్తుందా? ఆ వారం మీ శక్తి ఎలా ఉంటుంది? ప్రతి ఒక్కరూ వారి డైరీని శక్తి కోణం నుండి చూసే అలవాటును పొందాలని మరియు అక్కడ తగినంత సమతుల్యత ఉంటే చూడటం అని నేను భావిస్తున్నాను.”
మొదట చాలా కష్టమైన పనిని పొందండి
“నేను మొదట కప్పను తింటాను” అని హాప్గుడ్ చెప్పారు, ప్రేరణాత్మక స్పీకర్ బ్రియాన్ ట్రేసీ సిద్ధాంతాన్ని ప్రస్తావిస్తూ, మీరు దానిని మీ అత్యంత శ్రమతో కూడిన పనితో ప్రారంభించాలి. “వాయిదా వేయడం రాజు. మీరు నిరంతరం మీరు పూర్తి చేయాల్సిన మూడు పనులను నిలిపివేస్తే, వారు పూర్తి చేయరని మీకు తెలుసు. కాబట్టి వాటిని మొదట పూర్తి చేసి, తరువాత డోపామైన్ హిట్ పొందండి.”
మీ క్యాలెండర్ నోటిఫికేషన్లను పెంచుకోండి
“మీ డైరీ సిస్టమ్లో మీకు నోటిఫికేషన్లు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి” అని ఎక్పెన్యాంగ్ చెప్పారు. “గూగుల్ లేదా lo ట్లుక్ ఏదో ప్రారంభమయ్యే 15 నిమిషాల ముందు నోటిఫికేషన్ ఇవ్వవచ్చు, కానీ, మీరు సమావేశం లేదా అపాయింట్మెంట్ ఏర్పాటు చేసినప్పుడు, మూడు రోజుల ముందు, రెండు రోజుల ముందు, మరియు మొదలైన వాటిలో ఒక నోటిఫికేషన్లో ఉంచడం ఉపయోగపడుతుంది, తద్వారా మీరు మీ తయారీ పైన ఉంది. ఇది చివరి నిమిషంలో ఒత్తిడి చేయకుండా ఉండటానికి మీకు సహాయపడుతుంది.”
క్రెయిగ్ బ్రైసన్ అంగీకరిస్తాడు. మేఫేర్లోని ఒక ప్రైవేట్ ఈక్విటీ కంపెనీలో ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్, అతను ఆతిథ్యం ఇస్తాడు పోడ్కాస్ట్ నిర్వాహకుల కోసం, ఇలా అంటాడు: “నేను పుట్టినరోజులు మరియు వార్షికోత్సవాలను గుర్తుంచుకోవడానికి నా మొబైల్ క్యాలెండర్ను ఉపయోగిస్తాను – నాకు 46 దాయాదులు ఉన్నారు, కాబట్టి నేను దాని పైన ఉండాలి. ‘ఓహ్, మీరు ఒక వ్యక్తి – మీరు మల్టీ టాస్క్ చేయగలరా?’
నాలుగు DS కి కట్టుబడి ఉండండి
“మీ ఇన్బాక్స్ను కట్టివేయడానికి ఇది చాలా బాగుంది” అని ఎక్పెన్యాంగ్ చెప్పారు. DS DO, వాయిదా, ప్రతినిధి మరియు తొలగించడానికి నిలబడి ఉంటుంది. “చేయండి మీరు ఈ క్షణంలో ఏమి చేయాలి; వాయిదా వేయండి ఇది తరువాత వరకు, కనుక ఇది ఆ సమయంలో మీ చేయవలసిన పనుల జాబితాలో వెళ్ళవచ్చు; ప్రతినిధి ఇది వేరొకరికి – ఇది ఆశ్చర్యంగా ఉంది ఎందుకంటే అప్పుడు వారు దానితో విరుచుకుపడతారు; మరియు చాలా అద్భుతమైన విషయం తొలగిస్తోంది మీకు అవసరం లేని విషయాలు, మీరు ఇప్పటికే చేసారు, అవి ఇకపై సంబంధితంగా లేవు – అవి నేరుగా డబ్బాలో వెళ్ళవచ్చు. ”
ఇన్బాక్స్ సున్నా చేయాలనుకుంటున్నారు – కాని అబ్సెస్ చేయవద్దు
“ఈ రోజు నేను ఇన్బాక్స్ జీరోకు చేరుకునే రోజు ‘అనే ఆలోచన యొక్క సవాలు మరియు ఉత్సాహంతో నేను ప్రేరేపించబడ్డాను” అని బ్రైసన్ చెప్పారు. “నేను ఎప్పుడూ చేయను, కాని ఇది ప్రయత్నించే అభిరుచి గురించి అని నేను అనుకుంటున్నాను.”
ఆల్ఫోర్డ్ హాల్ మోనాఘన్ మోరిస్ వాస్తుశిల్పి మరియు సహ వ్యవస్థాపకుడు సైమన్ ఆల్ఫోర్డ్ వ్యక్తిగత సహాయకుడు సెయింట్ ఆల్బన్స్ నుండి జెస్ బ్రాంచ్ మాట్లాడుతూ “ఇన్బాక్స్ జీరో పని చేయడానికి ఉత్తమ మార్గం” అని చెప్పారు. “ముఖ్యంగా నా జాబ్షేర్, జార్జియాతో కలిసి పనిచేయడం. మేము మా పనిభారాన్ని పని చేయడానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు మేము దీన్ని చాలా స్పష్టమైన గేజ్గా ఉపయోగిస్తాము. మేము మా ఇమెయిల్లన్నింటినీ వర్గీకరిస్తాము: ఎరుపు అనేది చర్య తీసుకోవలసిన ఇమెయిల్, గ్రీన్ అనేది ప్రత్యుత్తరం కోసం వేచి ఉన్న ఒక ఇమెయిల్.
చేయవలసిన పనుల జాబితాకు ప్రాధాన్యత ఉంది
“నేను పెద్ద జాబితా తయారీదారుని” అని ఎక్పెన్యాంగ్ చెప్పారు. “నేను ఉపయోగిస్తాను ఆసనం అనువర్తనం, ప్రాజెక్ట్- మరియు టాస్క్-మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్. కానీ కొన్నిసార్లు పెన్ మరియు ప్యాడ్ పట్టుకోవడం మరియు మీ మూడు అగ్ర ప్రాధాన్యతలను వ్రాయడం వేగంగా ఉంటుంది, ఎందుకంటే కొన్నిసార్లు, మీరు నిజంగా బిజీగా ఉన్నప్పుడు, ‘నేను భరించలేను’ అని ఆలోచించడం చాలా సులభం. అందుకే నేను ‘చేయవలసినది’ జాబితా ద్వారా ప్రమాణం చేస్తున్నాను, ఇది నా చేయవలసిన పనుల జాబితాకు భిన్నంగా ఉంటుంది. ఇవి మీకు తెలిసిన విషయాలు చాలా క్లిష్టమైనవి మరియు ఆ రోజు ఖచ్చితంగా జరగాలి. మరేదైనా బోనస్. ”
మీరు పూర్తి చేసిన ప్రతిదాని గురించి “టా-డా జాబితా” ని ఉంచాలని కూడా ఆమె సిఫార్సు చేస్తుంది: “ఇది మీకు గొప్ప సాధించిన గొప్ప భావాన్ని ఇస్తుంది, ఇది తరచుగా మీరు చేయవలసిన మిగిలిన వాటితో కొనసాగించాల్సిన అవసరం ఉంది.”
ఎల్లప్పుడూ గమనికలు చేయండి
“నా ఫోన్లోని నోట్స్ అనువర్తనం నా రక్షకుడు” అని అబెర్డీన్ కేంద్రంగా ఉన్న వర్చువల్ అసిస్టెంట్ షానిస్ రాబర్ట్సన్ చెప్పారు. “నేను కొన్ని అనువర్తనాలను ప్రయత్నించాను కాని నిజాయితీగా, నా నోట్బుక్ మరియు నా ఫోన్లోని నోట్స్ అనువర్తనం మధ్య, పాత పాఠశాల ఉత్తమ మార్గం అని నేను అనుకుంటున్నాను.”
హాప్గుడ్ జతచేస్తుంది: “యాదృచ్ఛిక విషయాల మంచం ద్వారా నా దగ్గర 3AM బ్రెయిన్-డంప్ నోట్బుక్ ఉంది.” పనిలో, “మీరు ఫ్లైలో ఉన్నప్పుడు, మీరు ఒక సమావేశానికి వెళుతున్నారు మరియు ఎవరో మిమ్మల్ని ఆపుతారు. నా జేబులో సరిపోయే ఒక చిన్న నోట్బుక్ నాకు ఎప్పుడూ వచ్చింది కాబట్టి నేను త్వరగా ఏదో ఒకదానిని స్క్రైబుల్ చేయగలను.”
“ఎల్లప్పుడూ దానిని వ్రాయండి” అని బ్రైసన్ అంగీకరిస్తాడు. అతను పనిచేసే ఎగ్జిక్యూటివ్ అతన్ని పిలుస్తున్నప్పుడు, అతను ఒక ప్యాడ్ను పట్టుకుంటాడు, “ఎందుకంటే, మీరు మీ డెస్క్కి తిరిగి వచ్చే సమయానికి, మీరు చేయమని అడిగినదాన్ని మీరు మరచిపోయారు. మీ మెదడు ఆలోచనల కోసం ఎక్కువ మరియు నిల్వ కాదు.”
మీకు సహాయం చేయడానికి AI కోసం మార్గాలను కనుగొనండి
“నేను స్టఫ్ చేయమని చెప్పడానికి AI ని ఉపయోగిస్తాను” అని బ్రాంచ్ చెప్పారు. “మరుసటి రోజు నేను ప్యాక్ చేసిన భోజనం చేసినప్పుడు, ‘అలెక్సా, నా భోజనాన్ని ఫ్రిజ్ నుండి బయటకు తీయడానికి ఉదయం 7.20 గంటలకు అలారం సెట్ చేసాను.’ నేను చుట్టూ నడుస్తున్నప్పుడు, నా అమ్మాయిలను ఇంటి నుండి బయటకు తీసుకువెళుతున్నప్పుడు, అలెక్సా, ‘మీ భోజనం తీసుకోవడం మర్చిపోవద్దు’ అని చెబుతుంది. కొన్నిసార్లు, నేను వెళ్తాను [Microsoft’s AI assistant] కాపిలోట్, మరియు చెప్పండి, ‘నేను ఇమెయిల్ రాయాలి. ఇది దీన్ని, ఇది మరియు ఇది చేర్చాలి. నేను ఎలా చేయాలి? ‘ మరియు నేను వాస్తవాలను ఉంచుతాను, ఆపై అది నాకు 10 నిమిషాలు పట్టే అనర్గళమైన ఇమెయిల్ వ్రాస్తుంది. ”
రాబర్ట్సన్ ఇలా అంటాడు, “మీరు అధికంగా భావిస్తే, మీరు చేయగలరు చాట్గ్ట్లో ఉంచండి, ‘రేపు, నేను దీన్ని చేయాల్సి వచ్చింది; మీరు నా కోసం ఒక ప్రణాళికను రూపొందించగలరా? దీన్ని 15 నిమిషాల లక్ష్యాలుగా విభజించండి ‘, ఆపై మీరు మరుసటి రోజు గురించి మంచి అనుభూతి చెందుతారు. ”
వార్తాలేఖ ప్రమోషన్ తరువాత
“కోపిలోట్ మరియు చాట్గ్ప్ట్ భారీ సమయం ఆదా చేసే సాధనాలు” అని హాప్గుడ్ చెప్పారు. “మీరు ఒక నివేదికను నమోదు చేసి 80 స్లైడ్ల పవర్ పాయింట్ కోసం అడగవచ్చు. మీరు ఒక పత్రాన్ని ఉంచవచ్చు మరియు, సెకన్లలో, మీకు నిజంగా ఖచ్చితమైన సారాంశం ఉంది, అది మీకు రెండు గంటలు తీసుకునేది. నేను నా యజమానితో జోక్ చేస్తాను, ‘మీకు నాకు ఇక అవసరం లేదు.’ కానీ మాకు ఇంకా ప్రజలు అవసరం. ”
ఫోన్ తీయండి
“కొన్నిసార్లు నేను మరొక డూడుల్ పోల్ నింపడం కంటే నా కళ్ళలో పిన్స్ అంటుకుంటాను [to agree a time for a meeting]”అని బ్రాంచ్ చెప్పారు.” నేను ఇతర కంపెనీలలో PAS తో వ్యవహరిస్తుంటే, ఫోన్ను తీయడం చాలా సులభం. “
ప్రత్యామ్నాయంగా, వాయిస్ నోట్ పంపండి, రాబర్ట్సన్ ఇలా అంటాడు: “నేను ఒక పని మధ్యలో ఉన్నాను మరియు నేను క్లయింట్కు ఏదో చెప్పాల్సిన అవసరం ఉందని నేను గుర్తుంచుకుంటాను, నేను త్వరగా వాయిస్ నోట్ చేస్తాను – అది రికార్డింగ్ చేస్తున్నప్పుడు మీరు దూరంగా పని చేయవచ్చు.”
వాయిదా వేయడం ఆపడానికి మీరే ఐదు సెకన్లు ఇవ్వండి
రాబర్ట్సన్ అమెరికన్ రచయిత మెల్ రాబిన్స్ యొక్క ఐదు సెకన్ల నియమం యొక్క అభిమాని: “ఆమె మంచం మీద పడుకుంది మరియు ఆమె ముందు రోజు రాత్రి టీవీలో ఒక రాకెట్ను చూసింది, అంతరిక్షంలోకి కాల్చివేసింది, కాబట్టి ‘నేను 54321 ను లెక్కించబోతున్నాను మరియు తరువాత రాకెట్ లాగా ప్రారంభించబోతున్నాను.’
“నేను నా ఫోన్లో స్క్రోల్ చేస్తున్నానని, లేదా నేను ఒక పని చేయడం గురించి ఆలోచిస్తుంటే, నేను ‘54321’ అని చెప్తున్నాను మరియు నేను దీన్ని చేస్తాను.”
మీరు ఏదైనా పూర్తి చేయవలసి వస్తే, దాచండి
“నేను పరధ్యానంలో ఉండటం చాలా ఇష్టం,” కాబట్టి నేను ‘టాక్టికల్ హిడింగ్’ అని పిలువబడే ఈ పనిని చేస్తాను, అక్కడ నాకు ఏదైనా చేయాల్సిన పని ఉంటే, నేను నా డెస్క్ను వదిలివేస్తాను. నేను ఎక్కడికి వెళుతున్నానో ఒక వ్యక్తికి చెప్తాను. నేను ఆఫ్లైన్లోకి వెళ్తాను, నేను నా ఫోన్ను దూరంగా ఉంచాను. అక్కడ మంచి అనువర్తనం ఉంది. అటవీ మరియు, మీకు ఉద్యోగం ఉంటే, మీరు ఒక గంటలో ఉంచండి మరియు అది పెరుగుతుంది [virtual] చెట్లు. మీరు మీ ఫోన్ను తీసుకొని ఇన్స్టాగ్రామ్ లేదా ఏదైనా వెళితే, మీ చెట్లన్నీ చనిపోతాయి. వారం చివరిలో, మీరు ఎన్ని చెట్లు పెరిగారు అని మీరు చూడవచ్చు. ”
తప్పుల వరకు సొంతం
అనివార్యంగా, చాలా వ్యవస్థీకృత వ్యక్తులు కూడా కొన్నిసార్లు విషయాలను మరచిపోతారు మరియు అడ్మిన్ అసిస్టెంట్లు అందరూ మీరు దీనిపై కొంత దృక్పథాన్ని కలిగి ఉండాలని అంగీకరిస్తున్నారు. “మీరు తప్పు లింక్ను ఇమెయిల్లో ఉంచితే, ఎవరైనా ఐదేళ్ల తరువాత ఇంకా దాని గురించి మాట్లాడబోతున్నారా? లేదు” అని బ్రాంచ్ చెప్పారు. “కొన్నిసార్లు విషయాలు తప్పు అవుతాయి, మరియు అది మంచిది, ఎందుకంటే నేను పరిపూర్ణంగా లేను.”
“తప్పులను కలిగి ఉండండి” అని హాప్గుడ్ చెప్పారు. “మీ చేతులను పైకి లేపి, ‘నేను గందరగోళంలో ఉన్నాను. నేను అలా చేయడం మర్చిపోయాను. దీన్ని సరిగ్గా ఉంచడానికి నేను చేసినది ఇదే.’ కానీ మీ తప్పును సొంతం చేసుకోండి.
“పరిపూర్ణత వంటివి ఏవీ లేవు” అని బ్రైసన్ చెప్పారు. “మేము తప్పులు చేసినప్పుడు, ‘నేను మరలా చేయను, ఎందుకంటే ఆ తప్పు నుండి వచ్చిన అనుభూతిని నేను గుర్తుంచుకున్నాను.’ మేము వారి నుండి నేర్చుకుంటాము, ఇది గొప్ప విషయం. ”
ఎప్పుడు స్విచ్ ఆఫ్ చేయాలో తెలుసుకోండి
“నేను సెలవుదినం వెళ్ళినప్పుడు, నేను నా ఫోన్ నుండి జట్లను తొలగిస్తాను” అని బ్రాంచ్ చెప్పారు. “నాకు ఏమీ తెలుసుకోవడానికి ఎటువంటి కారణం లేదు. నేను నా ఉద్యోగం గురించి చాలా ఉద్రేకంతో శ్రద్ధ వహిస్తాను, కాని అది జీవితం లేదా మరణం కాదు.” పని రోజులో, ఆమె ఇలా అంటాడు, “మీరు నిలబడి చుట్టూ నిలబడి, ఫోటోకాపియర్కు లేదా ఏమైనా ఒక యాత్ర తీసుకొని, విరామం తీసుకోండి. కొన్నిసార్లు, మీకు లోడ్లు మరియు లోడ్లు ఉంటే, మీరు చేయవలసిన పని అది పూర్తయ్యే వరకు మీ డెస్క్ వద్ద కూర్చోవడం అనిపిస్తుంది. కానీ మీరు తిరిగి వచ్చినప్పుడు మీరు చాలా ఉత్పాదకత కలిగి ఉంటారు.”
“మీరు స్విచ్ ఆఫ్ చేయాలి” అని బ్రైసన్ చెప్పారు. “బర్న్అవుట్ ఫలితంగా ప్రజలు ఒక నెల పని చేయటం గురించి నేను విన్నాను, ఎందుకంటే రాత్రి 8 గంటలకు సందేశాలు ఏమైనా ఉన్నాయో లేదో చూడటానికి వారు ఎల్లప్పుడూ వారి మొబైల్ కోసం చేరుకుంటారు. నాకు ఒక కుటుంబం మరియు నేను దృష్టి పెట్టగలిగే జీవితం ఉంది. మీ మానసిక ఆరోగ్యాన్ని కాపాడటానికి మీరు సరిహద్దులను సృష్టించాలి.”